転職活動を進めていると、複数社から内定をもらうこともあります。そのとき避けて通れないのが「内定辞退の連絡」です。「電話で伝えるべき？メールでいい？」「怒られたらどうしよう…」と不安に感じる方は多いでしょう。
内定辞退は正しいマナーで誠実に伝えれば、企業との関係を壊さずに円満に断ることができます。大切なのは、速やかに連絡し、感謝と謝罪をきちんと伝えることです。
この記事では、内定辞退の電話・メールの使い分けと具体的な例文、注意点を解説します。内定後の手続きについてはdodaの内定・退職ガイドやマイナビ転職の内定ノウハウも参考にしてください。
内定辞退は電話とメールどちらで伝えるべき？
基本は「電話で伝える」のがマナーです。電話のほうが誠意が伝わりやすく、担当者に確実に辞退の意思を届けることができます。
ただし、すべてのケースで電話が必須というわけではありません。以下を目安に使い分けましょう。
電話で伝えるべきケース
- 内定承諾後に辞退する場合（企業への影響が大きいため）
- 面接で何度もお会いした担当者がいる場合
- 企業側が電話でのやり取りを基本としている場合
メールでも問題ないケース
- 内定通知をメールで受け取り、まだ承諾していない段階
- 担当者が忙しく、電話がなかなかつながらない場合（先にメール→後日電話でフォロー）
- 転職エージェント経由の場合（エージェントに連絡すればOK）
迷ったら電話を選びましょう。メールだけだと「誠意がない」と受け取られるリスクがあります。電話で伝えた後に、確認のメールを送る「電話＋メール」の二段構えがもっとも丁寧な方法です。
断りの文面は、社内のやり取りとは書き方の勝手が違います。ビジネスメールの文例集があると、お詫びやお礼の型をそのまま土台にできるので、書き出しで止まりにくくなります。
内定辞退の電話の仕方と例文
内定辞退の電話は緊張するものですが、事前に話す内容を整理しておけばスムーズに進みます。
電話をかけるタイミング
辞退を決めたら当日中、遅くとも翌営業日までに連絡するのがマナーです。連絡が遅れるほど、企業の採用計画に影響を与えてしまいます。
電話の時間帯は平日の午前10時〜11時、または午後2時〜4時がベストです。始業直後・昼休み・終業間際は避けましょう。
電話の例文
「お忙しいところ恐れ入ります。先日、中途採用で内定のご連絡をいただきました○○と申します。人事部の○○様はいらっしゃいますでしょうか。」
（担当者につながったら）
「このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。大変悩みましたが、検討の結果、今回は御社の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。」
「選考にお時間を割いていただいたにもかかわらず、このようなご連絡となり大変申し訳ございません。」
（理由を聞かれたら）
「自分のキャリアプランをあらためて考えた結果、別の道に進むことを決意いたしました。御社の事業には大変魅力を感じておりましたが、今回はこのような判断となりました。」
電話で心がけること
- はっきりと「辞退」の意思を伝える（曖昧な言い方をしない）
- 感謝と謝罪を必ず述べる
- 引き止められても、意思が固いことを丁寧に伝える
- 相手の話は最後まで聞く（一方的に話して切らない）
言いにくい話を電話で伝える場面は、社会人になってからも慣れないものです。ビジネスマナーの本には、取り次ぎの依頼から辞退・お詫びの言い回しまで載っているので、一度目を通しておくと落ち着いて話せます。
内定辞退のメール例文
電話で伝えた後の確認メール、または電話がつながらない場合に送るメールの例文です。
例文1：電話後の確認メール
件名：内定辞退のご連絡
株式会社○○
人事部 ○○様
お世話になっております。○○（名前）でございます。
先ほどお電話にてお伝えいたしましたが、改めてメールでもご連絡させていただきます。
このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
慎重に検討いたしました結果、誠に恐縮ではございますが、今回は内定を辞退させていただきたく存じます。
選考に貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このようなご連絡となり大変申し訳ございません。
末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。
例文2：電話がつながらない場合のメール
件名：内定辞退のご連絡（○○）
株式会社○○
採用ご担当 ○○様
お世話になっております。先日内定のご連絡をいただきました○○でございます。
お電話にてご連絡を差し上げましたが、ご不在でしたので、取り急ぎメールにてご連絡いたします。
このたびは内定をいただき、誠にありがとうございました。
大変悩みましたが、自身のキャリアプランを改めて検討した結果、今回は内定を辞退させていただきたく存じます。
選考を通じて貴社の魅力を感じておりましたので、このような判断となり大変心苦しく思っております。
改めてお電話でもご連絡させていただきますので、何卒ご容赦ください。
末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。
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内定辞退で使える理由の伝え方
内定辞退の理由を聞かれた場合、どこまで正直に伝えるべきか迷うことがあります。基本的には詳しい理由まで説明する義務はありませんが、聞かれた場合の答え方を準備しておくと安心です。
使いやすい辞退理由
- 「自分のキャリアプランを改めて検討した結果、別の方向に進むことを決めました」
- 「自身の適性やスキルを考え直した結果、現時点ではこの判断が最善と考えました」
- 「家庭の事情で、転職のタイミングを見直すことになりました」
避けるべき辞退理由の伝え方
- 「他社の方が条件が良かったので」→ 企業の心証を著しく害する
- 「御社には魅力を感じませんでした」→ 選考にかけた時間と労力を否定する表現
- 「給料が低すぎます」→ 交渉の余地を残さず、一方的に拒否する印象
辞退理由はあくまで自分のキャリア判断にフォーカスし、企業や待遇への不満は言わないのがマナーです。
内定辞退の注意点とNG行動
内定辞退は社会人としてのマナーが問われる場面です。以下のNG行動は避けましょう。
NG1：連絡せずに放置する（サイレント辞退）
もっともやってはいけないのが、連絡をせずに放置する「サイレント辞退」です。企業はあなたの入社を前提に準備を進めているため、連絡がないと多大な迷惑がかかります。同じ業界で働く以上、将来的に取引先や顧客として関わる可能性もあるため、必ず連絡を入れましょう。
NG2：辞退の連絡が遅すぎる
辞退を決めたのに数週間も連絡しないのはNGです。企業は次の候補者の選考を進めたり、他の社員の配置を調整したりする必要があります。辞退の意思が固まったら、その日のうちに連絡するのが理想です。
NG3：曖昧な表現で伝える
「もう少し考えさせてください」「まだ迷っています」など、辞退の意思が不明確な表現は企業を混乱させます。辞退すると決めたら、「辞退させていただきたい」とはっきり伝えましょう。
転職エージェント経由の場合
転職エージェントを利用している場合は、企業に直接連絡するのではなく、まずエージェントの担当者に辞退の意思を伝えましょう。エージェントが企業への連絡を代行してくれます。
辞退理由を「自分のキャリア判断」として語るには、どんな方向に進みたいのかが自分の中で固まっていることが前提になります。キャリアプランの本を一冊読んでおくと、この説明に芯が通ります。
よくある質問（FAQ）
Q. 内定承諾後でも辞退はできますか？
法的には内定承諾後でも辞退は可能です。ただし、企業側は入社の準備を進めているため、承諾後の辞退は大きな迷惑がかかります。承諾後に辞退する場合は、できるだけ早く電話で丁寧に連絡しましょう。
Q. 辞退の連絡をしたら怒られますか？
ほとんどの企業は冷静に対応してくれます。ただし、理由を詳しく聞かれたり、引き止められたりすることはあります。その場合でも、意思が固いことを丁寧に伝えれば問題ありません。
Q. 内定辞退に損害賠償のリスクはありますか？
通常の内定辞退で損害賠償を請求されるケースは極めて稀です。入社2週間前までの辞退であれば、法的にも問題ないとされています。ただし、入社直前の辞退は企業に大きな損害を与えるため、できる限り早い段階で連絡することが大切です。
Q. 一度辞退した企業に再応募することはできますか？
企業の方針にもよりますが、再応募を受け付けている企業もあります。ただし、辞退時の対応が悪かった場合は、再応募しても選考で不利になる可能性があります。だからこそ、辞退時の対応は丁寧に行うことが重要です。
Q. 転職エージェント経由の場合、辞退は自分で企業に連絡すべきですか？
いいえ、転職エージェント経由で応募した場合は、まずエージェントの担当者に辞退の意思を伝えましょう。エージェントが企業への連絡を代行してくれるのが一般的です。自分で企業に直接連絡すると、エージェントとの信頼関係に影響することもあるため、必ずエージェントを通して進めてください。
Q. 内定辞退の理由を詳しく聞かれたら正直に答えるべきですか？
詳しい理由まで説明する義務はありません。「自身のキャリアプランを再検討した結果」「自分の適性をあらためて考えた結果」などの表現で十分です。「他社の条件が良かった」「御社には魅力を感じなかった」などの直接的な表現は、相手の心証を害するため避けましょう。
まとめ
内定辞退の連絡は、基本的に電話で行い、その後メールで確認するのがもっとも丁寧な方法です。辞退を決めたらできるだけ早く連絡し、感謝と謝罪をしっかり伝えましょう。
辞退理由は自分のキャリア判断にフォーカスし、企業への不満を伝えるのは避けるのがマナーです。同じ業界で再び関わる可能性もあるため、最後まで誠実な対応を心がけましょう。
内定辞退は気まずいものですが、正しいマナーで行えば円満に断ることができます。この記事の例文を参考に、自信を持って連絡してください。
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